راهنمای خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی

دستگاه سانترال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تماس‌های تلفنی خود را به خوبی مدیریت کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و در نهایت، بهره‌وری مجموعه را بالا ببرند.

اما این تمام ماجرا نیست. یکی از مهم‌ترین اثرات استفاده از سانترال، بهبود تجربه مخاطبان و مشتریان از کار و برخورد با مجموعه شما است، چرا که سرعت دسترسی به داخلی موردنظر بالاتر می‌رود و کیفیت پاسخگویی بهتر می‌شود.

در این مقاله توضیح می‌دهیم دستگاه سانترال چیست، انواع مناسب آن برای مجموعه‌های کوچک و بزرگ کدامند و موقع خرید باید چه نکاتی را در نظر بگیرید. بنابراین اگر به دنبال راهنمای خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی یا خصوصی هستید، می‌توانید در این مقاله اطلاعات کلیدی را به دست بیاورید.

سانترال چیست؟

سانترال یا مرکز تلفن دستگاهی است که برای مدیریت تماس‌های تلفنی در مجموعه‌ها طراحی و ساخته شده است. در ادامه به زبان ساده توضیح می‌دهیم دستگاه سانترال چگونه کار می‌کند تا بهتر با آن آشنا شوید.

تصور کنید که شرکت شما تنها یک خط تلفن دارد و فقط یک نفر (مثلا منشی) مجاز است با تلفن حرف بزند. یک گوشی تلفن می‌خرید، آن را به خط تلفن وصل می‌کنید و جلوی منشی قرار می‌دهید. حالا منشی می‌تواند به زنگ‌ها جواب دهد و با بیرون تماس بگیرد.

اما اگر شرکت شما 20 کارمند داشته باشد که باید به تلفن دسترسی داشته باشند، چه؟ یک راه‌حل این است که 20 خط تلفن بخرید و به هرکدام یک خط تلفن اختصاص دهید. جدا از هزینه زیاد این کار، اگر یک نفر از بیرون مجموعه قصد داشته باشد با حسابداری تماس بگیرد، باید شماره تماس حسابداری را بداند. اگر همان فرد قصد تماس با بخش فروش را داشته باشد، باید شماره بخش فروش را هم در اختیار داشته باشد و به این ترتیب، باید 20 شماره مختلف را برای تماس با قسمت‌های گوناگون سازمان بلد باشد.

راه‌حل ساده‌تر، تهیه دستگاه سانترال است. در این روش، «مرکز تلفن» بین خط شهری و کارمندان قرار می‌گیرد. شما بر اساس نیاز خود، یک یا چند خط شهری تهیه می‌کنید و آنها را به دستگاه سانترال وصل می‌کنید. در طرف دیگر، از دستگاه سانترال برای هرکدام از کارمندان خود یک خط تلفن می‌کشید که به آن داخلی می‌گویند.

حالا هر کسی که از بیرون با سازمان تماس بگیرد، ابتدا به دستگاه سانترال وصل می‌شود و سپس بر اساس تنظیمات انجام شده، به داخلی موردنظر هدایت می‌شود.

امکاناتی که مرکز تلفن در اختیار مجموعه شما قرار می‌دهد، بسیار زیاد است. برای نمونه:

• تماس داخلی‌ها با یکدیگر رایگان است.
• صف انتظار، آهنگ انتظار و منشی تلفنی یا منوی تعاملی (برای تماس با بخش فروش عدد یک، برای تماس با پشتیبانی عدد 2 و… را فشار دهید) تجربه کاربری را بهبود می‌دهد.
• ضبط مکالمات، گزارش‌گیری و امکان ادغام با CRM بهره‌وری کارمندان را بالا می‌برد.

انواع سانترال مناسب برای سازمان‌های دولتی

دستگاه‌های سانترال، ظرفیت و فناوری گوناگونی دارند که هرکدام برای یک نوع سازمان دولتی مناسب است:

سانترال کم ظرفیت

این نوع از مرکز تلفن‌ها برای مجموعه‌هایی طراحی و ساخته شده‌اند که تعداد خطوط آنها محدود و کارمندانشان کم است. معمولا سانترال کم ظرفیت تا 8 خط شهری و 24 خط داخلی را پشتیبانی می‌کند. یکی از محبوب‌ترین مرکز تلفن‌های کم‌ظرفیت در ایران، سانترال پاناسونیک TES824 است که برای اداره‌های دولتی با کارمندان کم و تماس‌های محدود، انتخاب خوبی محسوب می‌شود. هزینه آن نیز در مقایسه با بسیاری از مدل‌های دیگر پایین است.

سانترال پرظرفیت

سازمان‌های دولتی بزرگ با کارمندان و خطوط پرشمار باید از سانترال پرظرفیت استفاده کنند. مدل‌های سری TDA و TDE پاناسونیک در این دسته قرار می‌گیرند. برای نمونه، سانترال پاناسونیک TDE600 می‌تواند تا 640 خط شهری و 1120 خط داخلی را پوشش دهد و گزینه‌ای قابل اعتماد برای وزارتخانه‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی محسوب می‌شود.

سانترال ویپ

سانترال وُیپ یا تحت شبکه، نسل جدید دستگاه‌های سانترال است که با اینترنت کار می‌کند. این دستگاه‌ها امکانات بسیار زیادی را به‌صورت رایگان در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند که به دست آوردن آن در سانترال‌های معمولی نیازمند صرف هزینه اضافه است.

علاوه بر این، نصب و راه‌اندازی سیستم‌های ویپ از سیستم‌های معمولی ساده‌تر است، به‌راحتی می‌توان آن را توسعه داد و برای سازمان‌هایی که دفاترشان در نقاط مختلف ایران یا جهان است و می‌خواهند داخلی‌های این دفاتر به هم متصل باشند، عالی است.

سانترال‌های پاناسونیک سری NS مثل NS1000 و سانترال‌های گرنداستریم از این جمله‌اند. برای نمونه، سانترال گرنداستریم 6308 از 3000 داخلی و 450 تماس همزمان پشتیبانی می‌کند. همچنین سانترال پاناسونیک سری TDE ‌می‌تواند با پیکربندی متفاوت، هم به عنوان سانترال معمولی و هم به عنوان سانترال ویپ کار کند.

نکته: سانترال تحت شبکه یک ایراد بزرگ دارد. به اینترنت وابسته است. اگر اینترنت پرسرعت و پایدار دارید، این سیستم هم کارآمد و هم مقرون‌به‌صرفه است. اگر اینترنت پرسرعت و پایدار ندارید، پیشنهاد می‌کنیم از سانترال معمولی استفاده کنید.

نوع سانترال	ویژگی ها و کاربردها
سانترال کم ظرفیت	مناسب برای سازمان‌های با تعداد کارمند و خطوط محدود (حداکثر 8 خط شهری و 24 خط داخلی). برای اداره‌های دولتی با تماس‌های محدود و بودجه کم. مثال: پاناسونیک TES824.
سانترال پرظرفیت	مناسب برای سازمان‌های بزرگ با کارمندان و خطوط زیاد (پشتیبانی تا 640 خط شهری و 1120 خط داخلی). برای وزارتخانه‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی. مثال: پاناسونیک TDE600.
سانترال ویپ	مناسب برای سازمان‌هایی که دفاترشان در نقاط مختلف و نیاز به اتصال داخلی‌ها دارند. نصب ساده و امکانات رایگان از جمله ویژگی‌ها. وابسته به اینترنت پرسرعت. مثال: پاناسونیک NS1000 و گرنداستریم 6308.

نحوه انتخاب سانترال برای سازمان‌های دولتی

به بخشی کلیدی در راهنمای خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی رسیدیم. قبل از خرید مرکز تلفن، باید این نکات و معیارها را در نظر داشته باشید تا بهترین انتخاب ممکن را انجام دهید:

1. ظرفیت: سازمان شما چند خط شهری دارد؟ چند کارمند در آن مشغول به کار هستند و چه تعداد خط داخلی نیاز است؟ ظرفیت سانترال باید با نیاز مجموعه شما یکسان باشد. این مهم‌ترین نکته موقع خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی است.
2. امنیت: یکی دیگر از نکات مهم هنگام انتخاب سانترال برای سازمان‌های دولتی، میزان امنیت در آن است. دستگاه موردنظر شما باید از پروتکل‌های رمزنگاری مدرن پشتیبانی کند تا اطلاعات حساس حفظ شوند. سانترال‌های ویپ به دلیل اتصال به اینترنت بیش از سانترال‌های معمولی در خطر هک هستند، اما اگر اصول امنیتی به درستی اجرا شود، این خطر چندان جدی نیست.
3. امکانات مورد نیاز: معمولا سازمان‌های دولتی به امکاناتی مانند تلفن گویا، صف انتظار، ضبط تماس و… نیاز دارند. قبل از خرید دقت کنید که مرکز تلفن موردنظر شما این قابلیت‌ها را داشته باشد. علاوه بر این، اگر ادغام با سیستم‌های مدیریتی مانند CRM برای شما مهم است، توجه کنید که دستگاه این امکان را نیز در اختیار شما قرار دهد.
4. همخوانی با بودجه: باید دستگاه را متناسب با بودجه سازمان انتخاب کنید. معمولا سانترال ویپ هم هزینه نصب کمتری دارد و هم در درازمدت، قبض تلفن آن کمتر از مدل‌های معمولی می‌شود.
5. توسعه‌پذیری: بسیار مهم است که موقع انتخاب، آینده سازمان را هم در نظر داشته باشید. سیستمی را انتخاب کنید که در صورت گسترش مجموعه، نیازهای آن را برطرف کند. معمولا سیستم ویپ در این زمینه بهتر است.
6. پشتیبانی و خدمات پس از فروش: باید دستگاهی را انتخاب کنید که در ایران پشتیبانی و خدمات پس از فروش داشته باشد و قطعات آن به‌راحتی پیدا شود. پاناسونیک به دلیل خدمات پس از فروش گسترده در ایران محبوب است. شرکت ایده‌آل گستر به عنوان مرکز مجاز فروش و تعمیر محصولات مخابراتی، انواع سانترال پاناسونیک را با گارانتی معتبر و پشتیبانی فنی عرضه می‌کند.

اشتباهات متداول هنگام خرید سانترال

ممکن است هنگام خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی، اشتباهاتی رخ دهد که چند مورد از رایج‌ترین آنها به این قرار است:

• تهیه سانترال بدون توجه به تعداد خطوط شهری، خطوط داخلی و امکانات مورد نیاز
• انتخاب سیستم بدون در نظر گرفتن امکان توسعه در آینده
• انتخاب برندی که در ایران پشتیبانی فنی گسترده ندارد

بهترین برندهای سانترال در ایران

سیسکو: یکی از بهترین برندهای سانترال در دنیا است؛ اما چند نکته مهم را در نظر بگیرید:

1. معمولا گران‌تر است
2. در ایران ممکن است محصولات ریفربیش شده را به جای نو به شما بفروشند
3. فقط سانترال ویپ دارد

گرنداستریم: معمولا محصولات آن مقرون‌به‌صرفه هستند اما ممکن است کیفیت سیسکو یا پاناسونیک را نداشته باشد. گرنداستریم هم مثل سیسکو فقط محصولات ویپ عرضه می‌کند.

پاناسونیک: می‌توان گفت محبوب‌ترین برند در ایران است. دلیل آن کیفیت بالا و خدمات پس از فروش گسترده است. علاوه بر این، پاناسونیک هم سانترال معمولی و هم سانترال ویپ ارائه می‌کند. احتمالا پاناسونیک بهترین سانترال برای سازمان‌های دولتی است.

در پایان راهنمای خرید سانترال برای سازمان‌های دولتی، به‌طور خلاصه مراحل خرید و نصب مرکز تلفن را مرور می‌کنیم:

1. نیازهای سازمان خود را مشخص کنید.
2. مدل مناسب را بر اساس بودجه سازمان انتخاب کنید. در این راه می‌توانید از مشاوره رایگان با کارشناسان ایده‌آل گستر بهره بگیرید. کافی است با شماره 81010-021 تماس بگیرید تا کارشناسان ایده‌آل گستر در انتخاب گزینه بهتر به شما کمک کنند.
3. خرید دستگاه از یک مرکز مجاز با گارانتی معتبر و پشتیبانی فنی
4. نصب و راه‌اندازی دستگاه توسط تکنسین‌ها
5. آموزش کارمندان برای استفاده بهتر از سیستم